Nie wszyscy czują się dobrze pracując zdalnie. Jack Nilles szacuje, że około 15% siły roboczej nie nadaje się do telepracy [źródło: Telepraca. Strategie kierowania wirtualną załogą, USA 1998]. Wynikać to może z wielu różnych czynników:
- osoby młode, które rozpoczynają dopiero swoje życie zawodowe, pragną poznawać nowych ludzi mi.in. dlatego, że nie są jeszcze ustatkowani,
- niektórzy są towarzyskimi ekstrawertykami i stały bezpośredni kontakt z innymi pobudza ich do pracy,
- część załogi może mieszkać na tyle blisko miejsca pracy, że korzyści z telepracy nie będą dla nich aż tak dostrzegalne,
- pracownicy, którzy doświadczają problemów osobistych w domu (np. ciągłe kłótnie) również preferują dojazdy do zakładu pracy,
- itp.itd.
Przykładów można by mnożyć, ale tak naprawdę powód nie jest tak istotny, jak sam fakt, że dana osoba nie chce telepracować. Niektórzy badacze telepracy dowodzą, że zmuszanie do telepracy może przynieść odwrotne skutki [źródło: Prowadzenie działalności biznesowej z wykorzystaniem telepracy, Polska 2006]. Do najlepszych praktyk należy oferowanie programu telepracy jedynie ochotnikom, a europejskie prawodawstwo wydaje się z tym zgadzać. Art. 679 Kodeksu pracy mówi, że pracownik może odmówić przejścia na telepracy bez negatywnych konsekwencji. Z kolei art. 678 wskazuje, że obie strony (pracodawca i pracownik) mają 3 miesiące na testowanie telepracy i możliwość z niej rezygnacji, jeśli którakolwiek ze stron uzna, że telepraca im nie odpowiada. Dobrowolność telepracy w polskim prawie wynika z dorobku unijnego w tym zakresie, a mianowicie porozumienia ramowego w sprawie telepracy z dnia 16 lipca 2002 [źródło: Telepraca w prawie polskim, Polska 2009]. Kontrastuje to z podejściem krajów kultury wschodniej, gdzie telepraca jest wykonywania na polecenie przełożonych bez pytania się o preferencje pracownika [źródło: Success Factors and Barriers in Telework Adoption in Ebusiness in Australia and Singapore: The Influence of Culture and Organizational Culture, Polska 2009].
Dobrowolność telepracy ma podłoże ekonomiczne. Podczas badania zatrudnionych w amerykańskiej administracji okazało się, że najmniej produktywne i zadowolone z pracy są osoby, który nie telepracują, a chciałaby. Telepracownicy byli od nich bardziej produktywni i zadowoleni z pracy, ale w obu kategoriach nad pozostałymi grupami znajdowali pracownicy typowi, którzy mogli telepracować, ale wybrali tego nie robić [źródło: Status of Telework in the Federal Government, USA 2011]. Jest to zatem argument nie tyle na rzecz telepracy, ile bardziej na jej nieprzymusowość.
Wiemy już, że telepraca powinna być skierowana wyłącznie do ochotników, ale prawda jest taka, że nie wszystkie osoby mają odpowiednie cechy, by stać się dobrym telepracownikiem. Oto lista zagadnień określających cechy idealnego pracownika na podstawie źródeł: Telepraca. Strategie kierowania wirtualną załogą oraz Undress for Success. The Naked Truth About Making Money at Home (pożądane cechy telepracownika pojawiają się także w Prowadzenie działalności biznesowej z wykorzystaniem telepracy i e-Przedsiębiorczość. Telepraca i usługi zdalne, ale są pokrywają się ze źródłami wcześniej wymienionymi ) :
Samodyscyplina i automotywacja – najważniejsze pożądane atrybuty pracownika zdalnego. Pracownik musi być w stanie samodzielnie zmotywować się do pracy, równocześnie musi być w stanie się oprzeć wszystkim pokusom, jakie mogą go spotkać w domu. Samodyscyplina jest kluczem do efektywnej pracy poza zakładem pracy bez stałego nadzoru. Samodyscyplina nie oznacza, że trzeba siedzieć bite 8 godzin przed monitorem. Należy robić sobie przerwy, kiedy tylko pracownik uzna, że są mu potrzebne, o ile na koniec dnia może powiedzieć, że należycie wykonał wszystkie swoje obowiązki.
Niezależność i odpowiedni poziom wiedzy – nie można wymagać od każdego pracownika by był samowystarczalny, ale jeśli telepracownik nie dysponuje odpowiednim zasobem wiedzy może okazać się zbyt zależny od współpracowników, co może prowadzić do przestojów w pracy, a nawet spadku produktywności. Samowiedza to warunek konieczny, lecz niewystarczający. Niektórzy ludzie są przyzwyczajeni do nadzoru i kontroli bez której stają się niesamodzielni.
Optymalne zarządzanie czasem – umiejętność wyznaczania priorytetów, zorganizowania sobie dnia roboczego i długookresowego planowania projektów jest wysoko ceniona wśród osób pracujących zdalnie. Umożliwia to wzrost produktywności, a przełożony ma pewność, że telepracownik wyrobi się z obowiązkami na czas.
Podstawowa znajomość obsługi sprzętu i oprogramowania niezbędnego do pracy – niestety mimo szczerych chęci, jeśli dana osoba ma problemy z zagadnieniami technicznymi, to może przekreślić jej szansę na telepracę. Częste prośby o pomoc techniczną będą świadczyły o niezaradności i niesamodzielności.
Etap życia – osoby o bardziej ustabilizowanej sytuacji życiowej będą bardziej sumiennymi pracownikami. Mówiąc obrazowo: jeśli ktoś ma rodzinę, dzieci, psa i spłaca kredyt na dom, to odczuje więcej korzyści z telepracy i będzie bardziej przewidywalnym pracownikiem, niż młody kawaler pochodzący z innego miasta, który wynajmuje pokój na stancji.
Wsparcie i akceptacja ze strony rodziny – telepraca nie tylko zmienia życie telepracownika, ale też wszystkich jego domowników, dlatego musi to być wspólna decyzja. Rodzina musi rozumieć, że telepracownik pracuje i nie mogą mu wchodzić na głowę. Jeden z najgorszych scenariuszy jest taki, że na wieść o chęci telepracy, współmałżonek telepraco wnika uzna, że teraz mogą zrezygnować z opiekunki do dziecka. Opieka nad małym dzieckiem i telepraca na etat, to połączenie, które się negatywnie odbije albo na wynikach pracy albo na rozwoju dziecka albo (i to najbardziej prawdopodobne) na jednym i drugim.
Odpowiednie warunki do pracy – nie każdy ochotnik na telepracownika jest w stanie znaleźć miejsce do wykonywania pracy zdalnej. We własnym domu łatwo wygospodarować jakiś kąt, ale w innych przypadkach (np. student w akademiki) otoczenia może być wyraźnie niesprzyjające do pracy.
Porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji na odległość – telepraca wymusza umiejętność przekazywania informacji w jasnym i czytelny sposób. Jeśli osoba najlepiej dogadywała się na bezpośrednich spotkaniach i przy tym dużo gestykulowała, to może mieć problem z przejściem na komunikację za pośrednictwem e-mail i komunikatorów. Należy szanować nie tylko swój czas, lecz również czas współpracowników, dlatego idealny telepracownik jest konkretny i w prosty sposób potrafi przekazać swoje myśli.
Godny zaufania – „Gdy kota nie ma, myszy harcują”. Wiele pracodawców obawia się, że pracujący poza zakładem pracy bumelują, dlatego szybciej zgodzą się na telepracę w przypadku osoby, którą znają i z którą współpracowały jakiś czas.
Naturalnie dobry telepracownik nie musi być idealny, a nawet słaby pracownik zdalny może stać się dobry, jeśli będzie miał szczęście trafić na dobrego przełożonego.