Korzyści telepracy dla firmy

Podstawowe korzyści dla przedsiębiorstwa / firmy / pracodawcy:

Wzrost produktywności pracowników

Często okazuje się, że telepracownicy, którzy pracują z domu, stają się efektywniejsi niż gdyby pracowali w zakładzie pracy. Wynika to z następujących czynników:

• Mniej dystrakcji, więc telepracownik może się bardziej skoncentrować na swoich zadaniach. (argument jest chybiony, jeśli pracownik telepracuje w środowisku zbliżonym do tego w zakładzie pracy, czyli pełnego innych ludzi, hałaśliwego. Dlatego telepracownicy z telecentrów lub przestrzeni coworkingowych wcale nie muszą być bardziej produktywni).
• Wdzięczność – telepracownik zyskuje szereg dodatkowych korzyści, dlatego zależy mu na dobrych wynikach, by przełożony nie miał powodów, by odwołać go z programu telepracy. Pracodawcy i pracownicy postrzegają możliwość pracy zdalnej jako nagrodę [źródło: Telework 2011: A WorldatWork Special Report, USA 2011] .
• Lepsze zarządzanie czasem, dzięki któremu telepracowników może pracować w czasie, kiedy jest najbardziej produktywny np. bardzo wcześnie rano lub późno w nocy (argument dotyczy przede wszystkim osób pracujących z domu).
• Rozliczanie za efekty – najlepszym rozwiązaniem, jeśli chodzi o obawę dotyczącą utraty kontroli nad pracownikiem, jest powiązanie wynagrodzenia telepracowników z rezultatami ich pracy.
• Szybszy powrót do pracy po porodzie - telepraca umożliwia kobietom wznowienie pracy (choćby na część etatu) bez konieczności dojeżdżania do siedziby. Dlatego warto rozważyć program telepracy w szczególności w organizacji zatrudniającej wiele młodych kobiet.

Badacze niekiedy krytykują wiarygodność wzrostu produktywności, wskazując że, wynika on z tego, że telepracą nagradzani są najlepsi pracownicy, których wydajność jest znacząco wyższa od kolegów. Z kolei inne badania mówią, że pracownikom, którzy muszą telepracować wbrew swojej woli lub są nadmiernie kontrolowani, spada efektywność, co podkreśla, że do programu telepracy powinni dołączać jedynie ochotnicy.

Choć pierwotną motywacją telepracy było zmniejszenie natężenie ruchu ulicznego, wkrótce okazało się, że właśnie wzrost produktywności pracowników przynosi najwięcej korzyści dla firmy w ujęciu pieniężnym. Poniżej na podstawie danych z różnych źródeł przedstawiony jest wpływ telepracy na wzrost produktywności:

• Nawet o 22% w ocenie telekierowników. Rośnie także efektywność nietelepracowników (dzięki mniejszej ilości osób w biurze, spada liczba zakłóceń) [źródło: Telepraca. Strategie kierowania wirtualną załogą, USA 1998] .
• 47% ankietowanych stwierdziło, że pracują efektywniej w domu, a 42% uznało, że pracuje tak samo dobrze [źródło: Telework: Coming of Age? Evaluating the Potential Benefits of Telework, USA 2000] .
• 62% australijskich przedsiębiorców uznało, że telepracownikom wzrosła produktywność [źródło: Assessing the benefits of telework: Australian case study evidence, Australia 2002] .
• Wzrost produktywności był najczęściej wskazywaną przez hiszpańskie firmy korzyścią telepracy [źródło: Benefits and barriers of telework: perception differences of human resources managers according to company’s operations strategy, Hiszpania 2002] .
• Polscy telepracodawcy z kolei wskazywali na poprawę konkurencyjności jako korzyść telepracy (44% respondentów) [źródło: Telepraca - Raport z badania 1000 przedsiębiorstw, Polska 2006] .
• Korelacja między teledojazdami a wzrostem produktywności wyniosła 0,19 [źródło: The Good, the Bad, and the Unknown About Telecommuting: Meta-Analysis of Psychological Mediators and Individual Consequences, USA 2007] .
• Europejskie badanie SUSTEL wskazało wzrost wydajności w poszczególnych krajach:

[źródło: Wyniki badania SUSTEL znalezione w Raport z badań dotyczących możliwości zastosowania telepracy w gminie Dopiewo, Polska 2008]

• W Departamencie Sprawiedliwości USA, dzięki telepracy produktywność wzrosła o 71% [źródło: GSA The benefits of telework, USA 2008] .
• 40% badanych odpowiedziało, że jest w domu bardziej produktywna, a jedynie 5%, że mniej. Większą produktywność osiąga się m.in. dzięki ograniczeniu dystrakcji w pracy, które wg pewnych szacunków przynoszą amerykańskiej gospodarce 600 mln USD strat rocznie. Ankieta sponsorowana przez AT&T udowodniła, że 60% kadry kierowniczej firm z listy Fortune 1000 uważa, że e-praca poprawia efektywność [źródło: Undress for Success. The Naked Truth About Making Money at Home, USA 2009] .
• Według różnych badań wzrost produktywności, dzięki telepracy oscyluje między 10 a 40% [źródło: Telework Considerations for Public Managers with Strategies for Increasing Utilization, USA 2011] .
• Wzrost produktywności dzięki telepracy przyniósłby pracodawcy prawie 6000 CAD (dolar kanadyjski) w Kanadzie [źródło: WORKshift Canada: The Bottom Line on Telework, Kanada 2011] , a w Wielkiej Brytanii ponad 2000 GBP (funt brytyjski) [źródło: The Shifting Nature of Work in the UK: Bottom Line Benefits of Telework, Wielka Brytania 2011] .

Oszczędności na najmie i kosztach biurowych

Im więcej i im częściej pracownicy mogą wykonywać swoją pracę poza zakładem pracy, tym mniejsze jest zapotrzebowanie na powierzchnię biurową. A pracownik w biurze to nie tylko koszt najmu, lecz również artykuły biurowe, meble, prąd, woda, a nawet większa eksploatacja ogólnodostępnego sprzętu (kserokopiarka, drukarka). Dobrą okazją do wdrożenia programu telepracy jest przeprowadzka do nowej siedziby. Poniżej dowody na rzecz zmniejszonych kosztów najmu:

• 33% oszczędności na najmie przy dużym odsetku telepracowników. AT&T wg Harvard Business Review oszczędzało 2000 USD rocznie na pracownika, dzięki telepracy [źródło: Telepraca. Strategie kierowania wirtualną załogą, USA 1998] .
• AT&T w latach 1991-2000 oszczędziło na nieruchomościach 0,5 miliarda USD, a IBM w latach 1992-1997 aż 1 miliard USD [źródło: Telework: Coming of Age? Evaluating the Potential Benefits of Telework, USA 2000] .
• Firma Nortel zaoszczędziła 22 mln dolarów australijskich rocznie na najmie oraz dodatkowe 18 mln rocznie na telefonach po przejściu na telefonię opartą na VoIP [źródło: Telework for Australian Employees and Businesses, Australia 2006] .
• W szwedzkim oddziale Siemens-Nixdorf, w wyniku telepracy koszty spadły o 25 000 USD na pracownika rocznie. Z kolei PBS przepytał firmę z Otwocka, która powiedziała, że u niej koszt utrzymania zwykłego pracownika (najem, energia, telefon, materiały biurowe i sprzęt) wynosi 20 600 PLN, a telepracownika tylko 12 000 PLN [źródło: Prowadzenie działalności biznesowej z wykorzystaniem telepracy, Polska 2006] .
• Zmniejszenie powierzchni biurowej jako korzyść telepracy było wymienione przez 42% polskich telepracodawców [źródło: Telepraca - Raport z badania 1000 przedsiębiorstw, Polska 2006] .
• Oszczędności na najmie przyniosłyby pracodawcy 1561 CAD rocznie w Kanadzie [źródło: WORKshift Canada: The Bottom Line on Telework, Kanada 2011] , a w Wielkiej Brytanii około 555 GBP rocznie [źródło: The Shifting Nature of Work in the UK: Bottom Line Benefits of Telework, Wielka Brytania 2011] .

W większych firmach łatwiej dostrzec korzyści płynące z oszczędności na najmie.

Zmniejszenie rotacji załogi

Telepraca (przede wszystkim prowadzona z domu) podnosi atrakcyjność pracodawcy, pracownicy mogą czerpać więcej satysfakcji z pracy, co zmniejsza ich chęć do zmiany pracy. 74% osób, które myślało o odejściu stwierdziło, że wprowadzenie telepracy w firmie miało umiarkowany lub decydujący wpływ na pozostanie [źródło: Telepraca. Strategie kierowania wirtualną załogą, 1998] . Niektóre źródła mówią o oszczędności dla firmy – nawet 10 000 USD rocznie na pracownika w wyniku mniejszej ilości nieobecności oraz mniejszej rotacji kadr [źródło: Telework: Coming of Age? Evaluating the Potential Benefits of Telework, USA 2000] . Teledojazdy są negatywnie skorelowane z chęcią odejścia z pracy (siła korelacji wynosi-0,13) [źródło: The Good, the Bad, and the Unknown About Telecommuting: Meta-Analysis of Psychological Mediators and Individual Consequences, USA 2007] . Natomiast w Kanadzie mniejsza rotacja załogi przyniosłaby pracodawcy 427 CAD rocznie [źródło: WORKshift Canada: The Bottom Line on Telework, Kanada 2011] .

Redukcja zwolnień chorobowych

Czy wiesz, że np. w Kanadzie 83% zwolnień chorobowych jest nieuzasadniona [źródło: WORKshift Canada: The Bottom Line on Telework, Kanada 2011], a pracownicy najczęściej biorą je, by załatwić sprawy personalne. Jeśli zatrudniasz pracowników bardzo możliwe, że doświadczyłeś podobnej sytuacji. Telepraca, umożliwiająca elastyczny czas pracy, zredukuje liczbę zwolnień chorobowych, ponieważ pracownicy nie będą musieli ich brać, by załatwić sprawy personalne (np. nadzorować budowlańców, odebrać w wyjątkowych okolicznościach dzieci ze szkoły). Ponadto jeśli pracownik lub dziecko pracownika faktycznie zachoruje, nie będzie on musiał brać chorobowego, by zostać w domu (oczywiście o ile może pracować z domu). Także pracowniczki w ciąży, dzięki telepracy, mogłyby znacznie dłużej pracować nim przejdą (i o ile przejdą) na chorobowe przed porodem.

Telepraca ograniczy wolne dni chorobowe o 2 rocznie na pracownika [źródło: Telepraca. Strategie kierowania wirtualną załogą, USA 1998] . Inne badania mówią o redukcji nieobecności o 63% [źródło: Telework: Coming of Age? Evaluating the Potential Benefits of Telework, USA 2000] . Mniej nieobecności przyniosłoby pracodawcy 2 022 CAD rocznie w Kanadzie [źródło: WORKshift Canada: The Bottom Line on Telework, Kanada 2011] oraz 401 GBP rocznie w Wielkiej Brytanii [źródło: The Shifting Nature of Work in the UK: Bottom Line Benefits of Telework, Wielka Brytania 2011] .

Większa podaż na rynku pracy

Jeśli dane stanowisko można wykonywać w formie telepracy, wówczas pracodawca nie musi się ograniczać jedynie do lokalnego rynku pracy, a może szukać pracowników z całej Polski. Ma to dwie podstawowe zalety: po pierwsze umożliwia zatrudnienie specjalistów, których brak na lokalnym rynku pracy; a po drugie na stanowiska o mniejszych wymaganych kwalifikacjach można zaangażować osoby z regionów o niższych płacach, co niesie za sobą realne oszczędności. 40% polskich telepracodawców wskazało, że dzięki pracy zdalnej mogli zatrudnić osoby mieszkające w dużych odległości od centrali firmy [źródło: Telepraca - Raport z badania 1000 przedsiębiorstw, Polska 2006].

Decentralizacja

Rozproszenie procesów biznesowych, dzięki telepracy, umożliwia, że firma może kontynuować działalność w obliczu nagłych wypadków np. kataklizmów (powódź zalała dojazd do firmy) albo reorganizacji firmy (przeprowadzka do nowego biura). Jednostki administracji rządowej w USA implementują telepracę jako część ich strategii reakcji na zamach terrorystyczne – w ich wypadku telepraca ma na celu podtrzymanie działania najważniejszych funkcji danej jednostki rządowej, by zamach nie sparaliżował jej pracy. 72% agencji federalnych uwzględniło telepracę w ich planowaniu COOP (Continuity of Operations Planning) [źródło: Status of Telework in the Federal Government, USA 2011] .

W polskim biznesie decentralizacja również ma wiele zalet. Do wymienionych wcześniej należy dodać ułatwienie skalowalności przedsiębiorstwa. Firmie stosującej telepracę łatwiej się rozrastać, ponieważ rzadziej musi wynajmować dodatkowe nieruchomości i jest bardziej elastyczna.

Mniej konfliktów w miejscu pracy

Im więcej telepracowników, tym mniejszy odsetek osób pracujących w zakładzie pracy, a co za tym idzie mniej relacji interpersonalnych na miejscu. Ogranicza to zarówno liczbę konfliktów w zakładzie pracy, jak i „biurowego politykowania”. Jeśli w zakładzie pracy pracują dwie osoby, to możliwy jest tylko jeden konflikt. Przy trzech pracowników możliwe są 3 konflikty, przy czterech 6 konfliktów, a ile jest potencjalnych konfliktów relacji 1 na 1 przy dwudziestoosobowej załodze? 190. Ponadto praca zdalna części załogi również zmniejsza ryzyko występowania mobbingu i molestowania w pracy.

Inne korzyści

Poniższych korzyści nie umieściłem w głównym artykule, jeśli spełniały choćby jeden z poniższych powodów:

• nie pasują do polskiej specyfiki,
• są wtórne względem wcześniej opisanych korzyści,
• są mało istotne.

Lista jest sukcesywnie powiększana.

Lepsza obsługa klienta (nie pasuje do polskiej specyfiki)

W wielkich krajach, przez które przechodzi więcej niż dwie strefy czasowe (USA, Rosja i Australia) telepraca umożliwia zapewnienie dłuższej telefonicznej obsługi klienta, ponieważ można zatrudnić telepracowników w skrajnych strefach czasowych. Przykład #1: zatrudniamy telepracowników w Nowym Jorku i Honolulu w godzinach 8 – 16, ale dla mieszkańca Los Angeles BOK jest czynny od 5 do 19. Przykład #2: zatrudniając telepracowników w godzinach 8 – 16 w San Francisco, Dublinie i Darwin mamy zapewnioną obsługę klienta przez całą dobę (wszystkie miasta są anglojęzyczne).

Mniej opóźnień z deadline’ami (wtórne względem wzrostu produktywności)

Telepracownicy rzadziej nie wyrabiają się z harmonogramem. Dowodzi temu przykład pewnej jednostki rządowej w Australii, która na własnym przykładzie odnotowała, że projekty podejmowane przez telepracowników w porówaniu do projektów prowadzonych przez „zwykły” pracowników kosztowały 30% mniej, były o 35% lepsze jakościowo i zabierały 69% czasu mniej [źródło: Telework for Australian Employees and Businesses, Australia 2006] .

Wszystkie korzyści telepracy