Możliwości ludzkiego mózgu są ograniczone. W natłoku codziennych spraw do załatwienia ciężko zdecydować się, co należy zrobić i w jakiej kolejności. Jesteśmy w stanie na poziomie świadomości przetwarzać do trzech rzeczy, które musimy zrobić. Pozostałe sprawy do załatwienia pozostają w podświadomości i co jakiś czas powracają jako przypomnienia w stylu „muszę coś jeszcze zrobić, muszę coś jeszcze zrobić, muszę coś jeszcze zrobić…”. Wiem, że muszę coś jeszcze zrobić, ale właściwie co?
Czy zdarza Ci się tracić czas na zastanawianiu się, co jeszcze masz do zrobienia? Czyli dlaczego multitasking NIE DZIAŁA
Kilkanaście otwartych zakładek w przeglądarce. Kilka czynności robionych równocześnie: trochę odpisujesz na jednego maila, trochę na drugiego, trochę pracujesz na jednym projektem, trochę nad drugim, a kiedy przeskakujesz pomiędzy kolejnymi czynnościami nagle sobie uświadamiasz, że nie wiesz, gdzie skończyłeś… Znasz to, prawda? Naukowcy udowodnili, że tzw. multitasking (robienie wielu rzeczy jednocześnie) się nie sprawdza w pracy. Mózg ludzki nie potrafi się wówczas w pełni skoncentrować (z powodu przeskakiwania z jednego tematu do drugiego), przez co nie dość, że sprawy zajmują nam łącznie więcej czasu, to jeszcze wzrasta ryzyko popełnienia błędu.
Jak można temu zaradzić? Po prostu w danym momencie koncentruj się na wykonaniu tylko jednego zadania! „No dobrze”, spytasz, „ale skąd będę wiedzieć, co zrobić dalej?” . W tym momencie pojawia się metodologia efektywnej pracy opracowana przez Davida Allena i nazwana Getting Things Done (GTD).
Jak zapanować nad wszystkimi sprawami do załatwienia?
Wcześniej opisałem ograniczenia ludzkiego mózgu. GTD pozwoli Ci przezwyciężyć te problemy. Fundamentalną zasadę GTD najlepiej wyjaśni jej twórca, David Allen:
Chodzi o to, by wesprzeć nasz mózg zewnętrznym i zaufanym systemem, do którego możemy „wrzucać” nasze sprawy do załatwienia i po prostu o nich zapominać. Tak, dokładnie, ZAPOMINAĆ. Dzięki temu oczyścimy nasz umysł i będziemy mogli koncentrować się tylko na rzeczy, którą w danym momencie robimy.
Ten zewnętrzny system musi spełniać dwa podstawowe wymogi:
- Musisz mu ufać, co oznacza, że wiesz, że informacje z systemu są wiarygodne i Cię nie okłamią. Jeśli system (niezależnie czy to webaplikacja, desktopowy software czy papierowy notatnik) Cię zawiedzie, np. poprzez awarię, która skasuje Twoje dane (w przypadku oprogramowania) lub nie będziesz w stanie odczytać zapisków (nieczytelne pismo w notatniku), wówczas nie będziesz w stanie oczyścić swojego umysłu ze spraw do załatwienia i ciągle będziesz słyszeć niepokojące przypomnienie „muszę coś jeszcze zrobić, muszę coś jeszcze zrobić, muszę coś jeszcze zrobić…”. Tylko zaufany system pozwoli Ci zwiększyć Twoją efektywność.
- Musisz mieć pewność, że do niego zajrzysz. Niby banał, ale w praktyce jest to szalenie istotne. Wyobraź sobie, że zapisujesz w systemie ważną sprawę do zrobienia jutro. Zapominasz o niej. Idziesz spokojnie spać. A 2 dni później dzwoni rozżalony klient, że jeszcze nie jest zrobione. Ups! Zapomniałeś przejrzeć system… Z tego powodu tracisz zaufanie do systemu. Możesz sobie ustalić przypomnienie do sprawdzania systemu w telefonie komórkowym lub powiesić system na ścianie, na którą codziennie patrzysz po przebudzeniu. Tak czy siak musisz wyrobić w sobie nawyk regularnego sprawdzania systemu.
Proponowane systemy znajdziesz w artykule „Narzędzia GTD”.
Uporządkuj chaos natłoku informacji w 5 krokach!
Kiedy masz już zaufany system, do którego regularnie zaglądasz, musisz wiedzieć, jak poprawnie z niego korzystać, czyli w jaki sposób zapisywać w nim informacje i sprawy do załatwienia.
David Allen proponuje kontrolę nad strumieniem zadań w następujących krokach:
- Gromadzenie – zbieramy rzeczy do jednego miejsca
- Analiza spraw przychodzących – identyfikujemy co jest ważne, a co nie
- Porządkowanie – to co jest ważne przypisujemy do odpowiednich kategorii
- Przeglądanie – tak jak pisałem wyżej, ważne jest regularne zaglądanie do spraw
- Realizacja
Każdy etap jest opisany szczegółowo w osobnych artykułach.
Jeśli zainteresował Cię temat GTD, polecam zakupienie książki Davida Allena „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”. Lektura tej książki nie tylko znacząco poprawiła moją efektywność, lecz również polepszyła mój sen, ponieważ przed zaśnięciem przestałem się zastanawiać, co muszę załatwić następnego dnia. System pamięta to za mnie. W książce znajdziesz znacznie więcej technik zarządzania zadaniami niż w poradniku. Gorąco polecam!
Spis treści
- Wstęp
- GTD – lek na natłok spraw
- Zasada Pareto 80/20
- Prawo Parkinsona
- Sprytne stawianie celów (S.M.A.R.T.)
- Narzędzia GTD
Za dużo tekstu, by przeczytać na raz? Ściągnij cały poradnik w PDF!
27 stron, które poprawią Twoją efektywność!