GTD – etap 2: Analizowanie

Pokaż spis treści

Kolejnym krokiem, po zebraniu wszystkich spraw do załatwienia w skrzynkach spraw przychodzących nadszedł czas, na poddanie ich analizie. Celem analizy spraw jest:

  • Wyrzucenie wszystkich śmieci.
  • Wykonanie akcji, które zajmują niewiele czasu, więc lepiej je zrobić niż o nich myśleć.
  • Delegowanie zadań, których my nie możemy lub nie powinniśmy zrobić.
  • Zapisanie w systemie spraw, które wymagają więcej czasu na załatwienie.
  • Identyfikacja większych projektów.

By spełnić cel postawiony etapowi analizy powinniśmy skorzystać z algorytmu przedstawionego poniżej:

Powyższy diagram przedstawia przepływ strumienia spraw przychodzących. Najpierw zaczynamy od gromadzenia spraw. Następnie pojawia się pierwszy krok decyzyjny. Czy sprawa/rzecz ma być przez nas załatwiona? Może to być zwykły spam i wówczas taką „sprawę” od razu wyrzucamy. Jeśli mamy do czynienia np. z ciekawym artykułem, które jest inspirujący, możemy go zachować na później. Natomiast jeśli to instrukcja lub raport to przenosimy to do materiałów referencyjnych.

Jeśli jednak sprawa wymaga podjęcia przez nas akcji, szacujemy, czy zajmie nam mniej niż 2 minuty. Teraz uwaga. Te dwie minuty to wielkość ustalana arbitralnie. Jeśli masz naprawdę napięty grafik to skróć ją do 30 sekund. Z kolei, gdy masz więcej czasu możesz ją zwiększyć nawet do 15 minut. Wybierz wartość, która najlepiej będzie współgrała z Twoimi zasobami czasowymi. W przykładzie będę się dalej posługiwał wielkością równą 2 minutom.

Więc jeśli sprawa zajmie mnie niż 2 minuty, to po prostu od razu ją wykonaj. Po co o niej pamiętać w przyszłości? Jeśli jednak sprawa wymaga od nas większego wysiłku mamy dwie opcje: może okazać się, że tak naprawdę nie mamy za to odpowiadamy, więc wówczas przekazujemy zadanie/prośbę komuś innemu. Np. jeśli potrzebujesz dostępu FTP do serwera klienta, to właśnie jemu „przekazujesz zadanie” dostarczenia Tobie haseł, bo sam nie będziesz w stanie tego zrobić. Jeśli jednak zadanie powinno być wykonane przez nas, to po prostu należy sobie to zapisać w liście zadań do wykonania.

A co z większymi projektami?

Powyższy diagram w porównaniu z grafiką przedstawioną w książce Davida Allena jest uproszczony, ponieważ pomija aspekt złożonych projektów. Np. sprawa „zrobienie strony internetowej dla klienta” składa się z szeregu pomniejszych zadań, które należy wykonać, by strona WWW faktycznie została stworzona. W przypadku złożonych projektów należy je rozbić na pomniejsze, niepodzielne zadania i każde zadanie z osobna potraktować zgodnie z diagramem. GTD mówi o tym, by w przypadku projektów ustalać pierwszy najbliższy krok do wykonania. Po co? Wyobraź sobie, że jest masz otworzyć sklep internetowy z rowerami (przykład kompletnie zmyślony). Przed Tobą cała masa zadań z różnych dziedzin do wykonania (technologia, handel, kontakt z biurokracją). W przypadku tak dużych projektów łatwo się pogubić i zastanawiać, co powinno się zrobić następnie, co już wykonałem. Najgorsze jest patrzenie na projekt całościowo, bo uświadamiasz sobie, jak dużo pracy przed Tobą. Koncepcja najbliższego kroku eliminuje ten problem – zamiast myśleć o tym, że tworzysz sklep internetowy, po prostu dziś w planach do zrobienia masz pojechanie do urzędu i rejestrację firmy i nic więcej. Ten prosty trik szalenie przyśpiesza pracę przy dużych projektach. Zresztą już dawno temu Chińczycy kierują się przysłowiem „Nawet najdłuższa podróż rozpoczyna się od pierwszego kroku”.

Na koniec Davida udziela trzech praktycznych wskazówek:

  • Wszystkie sprawy analizuj według prostej kolejności – najlepiej zaczynając od najstarszych i przechodząc do nowszych. Łatwo utracić kontrolę nad skrzynką spraw przychodzących, jeśli zaczniesz traktować sprawy wybiórczo np. zaczynając od środka, bo „pamiętasz, że tam jest coś ważnego”. Jeśli chcesz odciążyć swój mózg, musisz przestać priorytetyzować sprawy na etapie gromadzenia.
  • Analizuj co najwyżej jedną sprawę w danym czasie.
  • Jak już sprawa ma być zanalizowana, zawsze podejmuj decyzję. Nigdy nie wrzucaj sprawy z powrotem do skrzynki spraw przychodzących. Czasem często nam od razu coś wyrzucić. Kończy się to tym, że na biurko mamy masę papierów i notatek, i właściwie nie pamiętamy już do czego się odnoszą.

David Allen w swojej książce „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” znacznie lepiej opisał sposób analizy spraw przychodzących oraz zarządzanie projektami. Jeśli artykuł Cię zainteresował, gorąco polecam zakup książki!

Spis treści


Za dużo tekstu, by przeczytać na raz? Ściągnij cały poradnik w PDF!
27 stron, które poprawią Twoją efektywność!