GTD – etap 1: Gromadzenie

Pokaż spis treści

Mając zaufany system zarządzanie strumieniem zadań zgodnie z GTD zaczynamy od gromadzenia. Miej na uwadze, że gromadzenia polega wyłącznie na kolekcjonowaniu informacji, które będę rozpatrywane, sortowane w kolejnych etapach.

Po co mamy gromadzić?

David Allen wymienia dwa praktyczne powody, dla których warto gromadzić:

  • To pomocne wiedzieć, jak duży jest przepływ rzeczy, które musimy ogarniać
  • Kiedy analizujemy i porządkujemy dobrze czuć wewnętrzny spokój, że wszystkie potrzebne zasoby znajdują się w „jednym miejscu”. To umożliwi Ci skupienie się nad właśnie wykonywanym zadaniem.

Choć wydaje się to sprzeczne z intuicja, by zbierać rzeczy o różnym przeznaczeniu w jednym miejscu, to pomyśl o tym w ten sposób: to Ty masz kontrolować swoje rzeczy, a nie one Ciebie. Jeśli rzecz staje się sprawą do załatwienia lub materiałem to zbierasz je do jednego miejsca.

Twój pierwszy raz. Jak zacząć gromadzić?

Najpierw należy zgromadzić rzeczy FIZYCZNE. Do koszyka/torby wrzucamy wszystkie rzeczy, które są niepełne albo jest związana z nimi jakaś sprawa do załatwienia. Gromadzimy wszystkie rzeczy, które NIE SĄ:

  • Materiałami biurowymi (długopisy, karteczki samoprzylepne i inne zostawmy tam, gdzie obecnie leżą)
  • Meble i dekoracje
  • Sprzęt (telefony, fax, drukarki)
  • Materiały referencyjne, czyli wszystkie materiały, do których się odwołujemy, kiedy akurat ich potrzebujemy. Najlepsze przykłady to instrukcje obsługi sprzętu, czy książka teleadresowa.

Ale uwaga! Jeśli rzecz pasująca do jednej z powyższych kategorii staje się sprawą do załatwienia (np. sprzęt jest zepsuty, instrukcja jest nieaktualna, zasłona się poplamiła), to również należy tą rzecz zgromadzić.

Takie zbieranie ma jednak swoje wady. Dwie główne to fakt, że niektóre rzeczy są po prostu za duże (np. zepsuty silnik w samochodzie) lub mamy za dużo rzeczy. Pierwszy problem rozwiązuje się poprzez zapis symboliczny danej rzeczy. Zamiast przynosić wspomniany wcześniej silnik (co byłoby po prostu głupie) gromadzimy karteczkę z napisem „zepsuty silnik”, którą na dodatek opatrzymy w datę. Z kolei sposobem na zbyt dużą ilość rzeczy do zgromadzenia możemy sobie pozwolić na małym wyłom w zasadzie najpierw gromadź, potem analizuj i po prostu od razu wyrzucaj to, co jest śmieciem. Wierz mi, znaczna większość rzeczy, które gromadzisz jest Ci tak naprawdę niepotrzebne.

Po uporaniu się ze sferą fizyczną, nadszedł czas na sferę MENTALNĄ. Z głowy wyrzucamy wszystkie sprawy, które mamy w głowie. Każda sprawa powinna zostać opisana na osobnej karteczce. Część mentalna może, ale nie musi zawierać również porządków na Twoim komputerze.  Być może posiadasz tam jakieś pliki lub e-maile, które są warte uwagi. Spisz te sprawy także na karteczkach.

Regularny system gromadzenia spraw

Pamiętaj, że nie gromadzisz spraw, by one pozostały w Twoim systemie. Zbierasz je, po to, by je załatwić, czyli opróżnić swój system. Po tym, jak zgromadzisz rzeczy za pierwszym razem, a następnie się z nimi uporasz, musisz wiedzieć, że inne rzeczy będą się na bieżąco pojawiać. Dlatego należy wypracować stałą metodę gromadzenia spraw. W GTD opiera się ona na koncepcji „skrzynek spraw przychodzących”. Ponieważ istnieją różne typy spraw/rzeczy, więc jedna uniwersalna skrzynka nie mogłaby ich obsłużyć np. uszkodzony telefon i adres e-mail.

Ustal sobie tak skrzynki, by najlepiej spełniały swoje zadanie według Twoich preferencji, niemniej pamiętaj, że im mniej skrzynek tym lepiej.

Ja ustaliłem sobie jedną skrzynkę spraw przychodzących na rzeczy fizyczne i wygospodarowałem ją sobie na biurku. Każda namacalna rzecz właśnie tam wpada. Natomiast na komputerze mam dwie takie skrzynki: folder pobranych plików oraz skrzynkę pocztową.

By rzeczy były gromadzone efektywnie zwracaj uwagę na to, by:

  • Przenieść tam każdą rzecz, która może Ci zaprzątać głowę.
  • Opróżniaj skrzynki spraw przychodzących regularnie.
  • Najpierw gromadź, dopiero potem analizuj (wyjątkiem są kompletne śmieci).

Kolejnym etapem będzie analizowanie.

W książce „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” znajdziesz cały rozdział poświęcony gromadzeniu spraw, a także wiele innych wartościowych technik GTD. Gorąco polecam zakup książki!

Spis treści


Za dużo tekstu, by przeczytać na raz? Ściągnij cały poradnik w PDF!
27 stron, które poprawią Twoją efektywność!