GTD – etap 3: Porządkowanie

Pokaż spis treści

Analiza spraw przychodzących jest dopiero wstępem do porządkowania.

Przypominam obrazek z poprzedniego etapu, który również teraz może być pomocny:
przebieg GTD

Diagram ten NIE UWZGLĘDNIA projektów. Jak na podstawie tego algorytmu porządkować sprawy, na którymi chcemy zapanować?

7 podstawowych typów spraw do opanowania wg GTD

David Allen wyróżnia siedem typów spraw, które chcemy śledzić i nimi zarządzać. Są to:

  • Lista projektów. Pamiętaj, że projekt NIE JEST sprawą samą w sobie. Projekt zawiera cały szereg spraw do załatwienia i jest skończony, dopiero gdy wykonany wszystkie wymagane kroki.
  • Materiały pomocnicze do projektów. Są to np. notatki ze spotkań ws. projektu.
  • Kalendarz. Kalendarz jest opisany osobno poniżej.
  • Lista najbliższych akcji do wykonania. Ważne, by zadania umieszczać zgodnie z kontekstem. Możesz to zrobić dodając prefiks przed danym zadaniem np. „@prv – badanie lekarskie” oznacza, że badania lekarskie to sprawa prywatna, ale „@klient1 – wycena” mówi już o wycenie dla stałego klienta. Zadania należy umiejscawiać nie tylko wg kontekstu, lecz również wg dostępnego czasu i energii. Nazewnictwo i konkretny sposób zapisu zależy już wyłącznie od Ciebie, powyższe przykłady można równie dobrze zapisać jako „@zdrowie – serce badanie” lub „@praca – klient1 wycena”.
  • Lista „oczekująca”. Kiedy delegujemy zadanie, oczekujemy informacji zwrotnej, czy zadanie zostało wykonane. Delegowane zadania pozostają w systemie, aż zostaną załatwione, dlatego należy mieć rękę na pulsie i w razie czego móc się przypomnieć. W tej liście będą znajdować się także banalne punkty w stylu „Czekam na e-mail do Filipa”.
  • Materiały referencyjne. Baza wiedzy, instrukcje, umowy. Ważna uwaga: jeśli np. masz setki umów to być może materiały referencyjne warto rozdzielić na kilka grup np. umowy wg przedmioty umowy lub wg podmiotu umowy.
  • Lista spraw „może kiedyś”. Np. po otrzymaniu broszurki z kursem latania szybowcem, o którym marzysz od dawna, do listy spraw może kiedyś dopisujesz „Kurs latania szybowcem”, a broszurkę przenosisz do materiałów referencyjnych.

Jak zapisywać sprawy w kalendarzu?

Temat może wydawać się banalny, tym bardziej, że prawdopodobnie już od dawna korzystasz z kalendarza wpisując zadania. David Allen wskazuje, że najczęstszym błędem jest wpisanie, że zadanie X będziesz wykonywać od np. 10 do 11, mimo że równie dobrze możesz zrobić je wcześniej lub później i w sumie nie wiesz, czy zajmie Ci 60 minut, bo może wyjść kwadrans lub 2 godziny.

Zgodnie z metodologią GTD zapisujemy trzy rodzaje spraw:

  • Zadania w ujęciu dziennym. Na wtorek zaplanowałeś sobie zadania A, B i C. Zapis w postaci A 8:00-9:00, B 9:00-10:00, C 11:00-12:00 strasznie Cię ogranicza. Zadania wykonuj w kontekście czasu i Twojej energii. Np. zaglądając do zadań do wykonania nagle uznasz, że masz wenę na zadanie C, a B zrobisz później, bo jeszcze nie otrzymałeś od kogoś informacji. W takiej sytuacji burzysz sobie sam plan dnia, który niepotrzebnie na siebie narzuciłeś. Pozostań elastyczny! Jeśli zadanie nie jest wrażliwe czasowo, to ogranicz się to ogólnego terminu w stylu „dzisiaj”. Uważaj na bardziej ogólne terminy w stylu „w tym tygodniu”, bo to najkrótsza droga do prokrastynacji. Innym OLBRZYMIM błędem przydzielenia konkretnych godzin na wykonanie zadania jest zjawisko opisane przez Prawo Parkinsona, które w skrócie polega na tym, że jeśli mamy godzinę na zrobienie czegoś, co może nam zająć 10 minut, to będziemy się tym zajmować właśnie godzinę, mimo że jesteśmy w stanie zrobić to 6 razy szybciej. Jeśli z kolei przesadzimy w drugą stronę, czyli czasochłonnemu zadaniu przypiszemy za krótki okres, wówczas zaczniemy się stresować, że nie wyrabiamy się harmonogramem.
  • Zadania w ujęciu godzinowym. Wyjątkiem od powyższego są zaplanowane spotkania i telekonferencje. Czy wyobrażasz sobie, by Twoi współpracownicy lub klienci czekali na Ciebie godzinami, bo Twój grafik jest elastyczny ;) To byłoby niegrzeczne i na pewno odczułbyś negatywne konsekwencje. Tak więc zadania w ujęciu dziennym, ale spotkania i telekonferencje w ujęciu godzinowym.
  • Informacje do pozyskania w ujęciu dziennym. Pewne informacje powinniśmy odebrać od ludzi w danym dniu np. jeśli prowadzimy biuro rachunkowe naszym klientom wyznaczamy termin dostarczenia dokumentów.

Ten artykuł to tylko zalążek zagadnienia porządkowania zadań i spraw. Jeśli temat Cię zainteresował, polecam kupno książki Davida Allena „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”. Znajdziesz w niej znaczniej więcej wskazówek i konkretnych porad.

Spis treści


Za dużo tekstu, by przeczytać na raz? Ściągnij cały poradnik w PDF!
27 stron, które poprawią Twoją efektywność!