GTD – etap 4: Przeglądanie

Pokaż spis treści

Nawet jeśli wszystkie sprawy są uporządkowane, to co nam po systemie, do którego nie zaglądamy? Moja przyjaciółka swoje wszystkie sprawy zapisywała w podręcznym kalendarzu. Jej jedyny problem polegał na tym, że od czasu do czasu zapominała do niego zajrzeć. To nie jest historia z happy endem. Ona wciąż wpisuje wszystkie rzeczy w kalendarzu, ale otwiera go tylko, kiedy chce dodać kolejne pozycje. O wszystkich spotkaniach i zadaniach stara się pamiętać sama. W jej wypadku kalendarz jest więc zbędnym rekwizytem.

By nie mieć podobnych problemów należy stworzyć sobie taki system, by mieć pewność, że się do niego regularnie zagląda. Jedynie taki system pozwoli Ci zwiększyć Twoją efektywność! Dlaczego? Bo tylko taki system będzie na tyle zaufany, że umożliwi Ci oczyścić umysł, bo to on będzie za Ciebie wszystko „pamiętał”.

Kiedy i jak przeglądać?

Przede wszystkim przeglądać REGULARNIE i CODZIENNIE. Każdego dnia masz jakieś zadania do wykonania, więc przegląd codzienny wydaje się oczywisty. Właśnie, wydaje się… Co zrobić, by mieć pewność, że tam zajrzymy? Możesz ustawić sobie codzienne przypomnienie w telefonie komórkowym. Innym rozwiązaniem jest oparciu system na czymś, co masz pewność, że codziennie korzystasz np. poczta e-mail – darmowy Gmail oferuje kalendarz (o tym więcej w Narzędzia GTD).

Pamiętaj, by listę NA BIEŻĄCO AKTUALIZOWAĆ. Wykonasz zadanie, to je odznacz, przekreśl itp.itd. Sam przegląd powinien zajmować Ci chwilę. Zacznij dzień od sprawdzenia systemu, by wiedzieć, co masz dziś do zrobienia.

Osobiście odradzam przeglądanie systemu przed snem. Masz wypocząć, a nie zastanawiać się, co masz do zrobienia następnego dnia.

Przegląd tygodniowy, czyli strategiczny

Każdego dnia spływają różne sprawy, a my je gromadzimy, analizujemy, porządkujemy, przeglądamy i realizujemy. W GTD nie chodzi o to, by robić wszystko jak najszybciej, lecz najefektowniej. Dlatego ważne jest strategiczne spojrzenie na nasze sprawy i właściwa identyfikacja zadań do wykonania. W tym celu przeprowadzamy przegląd tygodniowy, która ma nam pomóc w wyznaczeniu właściwego kierunku.

Przegląd tygodniowy polega na gruntownym gromadzeniu, analizie i porządkowaniu. W trakcie tygodnia roboczego mogliśmy coś przeoczyć lub nie zdążyliśmy na bieżąco wszystkiego ogarnąć. To zadanie dla przeglądu tygodniowego.

David Allen proponuje na termin przeglądu tygodniowego wyznaczyć piątek rano (jeśli pracujesz od poniedziałku do piątku). Argumentuje, że termin ten jest dobry, ponieważ:

  • Tego dnia nadal pamiętasz, co wydarzyło się w tygodniu.
  • Jeśli rano zauważysz, że umknęła Ci ważna sprawa, to możesz jeszcze ją skończyć przed weekendem.
  • Przegląd ma pomóc Tobie się zrelaksować, byś mógł cieszyć wolną sobotą i niedzielą.

Oprócz powtórzenia operacji gromadzenia, analizy i porządkowania, należy zajrzeć do:

  • Listy najbliższych akcji do wykonania.
  • Listy spraw oczekujących.
  • Listy projektów.
  • Listy „może kiedyś”. Pewne rzeczy wrzucamy do listy „może kiedyś”. Wrzucamy i mamy o nich zapomnieć. By jednak mieć cień szansy na ich realizację musimy od czasu do czasu zaglądać do listy i sprawdzać, co może przejść do listy projektów i/lub listy najbliższych akcji do wykonania.

Tygodniowy przegląd jest bardzo ważny, by mieć kontrolę nad wszystkimi sprawami.

Dokładniejsze instrukcje nt. przeglądu tygodniowego oraz wiele innych wskazówek uzyskasz kupując książkę Davida Allena, twórcy metodologii GTD, „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”, którą gorąco polecam!

Spis treści


Za dużo tekstu, by przeczytać na raz? Ściągnij cały poradnik w PDF!
27 stron, które poprawią Twoją efektywność!