GTD – etap 5: Realizacja

Pokaż spis treści

David Allen proponuje trzy algorytmy, które mają pozwolić Ci podjąć najtrafniejsze decyzje.

Co mam robić w danym momencie?

Twórca GTD radzi, by przy wyborze następnej sprawy, którą chcemy załatwić, kierować się:

  • Kontekstem. Czy dysponujesz odpowiednimi narzędziami, by wykonać dane zadanie? Jeśli jedziesz pociągiem i nie masz Internetu, możesz np. wykonać parę telefonów, ale już nie prześlesz pliku, który masz w laptopie.
  • Dostępnym czasem. Ile masz czasu? Jeśli za 10 minut masz spotkanie, to co możesz zrobić w ciągu tych 10 minut? Może odpisać na maila?
  • Dostępną energią. Jeśli jedziesz do urzędu, prawdopodobnie nie tryskasz entuzjazmem, więc zamiast dzwonić do klienta, warto zrobić, coś mniej istotnego.
  • Priorytetami. Kiedy masz czas, energię i odpowiednie narzędzia, po prostu rób to co jest najważniejsze. Jeśli na jutro masz oddać raport, to najpierw go napisz, a dopiero potem sprawdź pocztę. Przy wyborze priorytetów miej na uwadze zasadę Pareto, czyli 20% wysiłku daje 80% efektu.

Praca „na wczoraj” kontra praca planowana

Podczas pracy wykonujesz jedną z poniższych czynności:

  • Pracę, którą wcześniej planowałeś.
  • Pracę, która przed chwilą się pojawiła.
  • Planujesz pracę na przyszłość.

Normalnie pracując w biurze spotykasz się z masą nieoczekiwanych. Telefony, maile, spontaniczne spotkania. Większość z tych rzeczy nie planowałeś, jednak coś z nimi należy zrobić. Praca zdalna w domu cechuje się tym, że wykonujesz się w spokojniejszym otoczeniu, ale też zawsze może zdarzyć się coś nieprzewidzianego np. zacznie przeciekać dach,  dzieci wrócą wcześniej ze szkoły i są głodne itp.itd.

Dużo ludzi skarży się, że nie mogą wykonać pracy, ponieważ co chwilę im coś wypada. Ale czy Ty jesteś bez winy? Sprawdzasz od razu każdą wiadomość e-mail, którą otrzymujesz? Wdajesz się w bezowocne rozmowy na czacie ze współpracownikami lub klientem? Nie masz planu podczas rozmowy via skype lub telefon? O tym, że multitasking się nie sprawdza pisałem wcześniej.

Nie jest możliwe, by wszystko zdążyć zrobić za każdym razem w sytuacji kryzysowej. Ale musisz wiedzieć, czego nie zrobiłeś! Tylko wtedy uda Ci się to przełożyć na później lub przygotować się na konsekwencje niezrealizowania danego zadania.

Czasami praca, która przed chwilą wyskoczyła jest ważniejsza od pracy planowanej. Czasami jest na odwrót. Kieruj się kryteriami czterema przedstawionymi wyżej i nie daj się dekoncentrować rzeczami, które Ci nic nie przyniosą.

Jak daleko patrzysz w horyzont?

Cały czas koncentrowaliśmy się na „tu i teraz”, ale GTD pomaga także w realizacji planów zawodowych i marzeń. Choć wydaje Ci się, że ze wszystkim sobie doskonale radzisz i zarządzasz zadaniami, bo wypełniasz wszystkie zadania na dany dzień, może okazać się, że jesteś w błędzie. Jak posuwają się projekty całościowo? Jaki są Twoje cele na kolejne 2 lata? A kim chciałbyś być za 5 lat? Co w ogóle chcesz osiągnąć w życiu.

Łatwo wpaść w pułapkę spraw codziennych. Każdego dnia walcząc, by przetrwać możesz oddalać się od swoich planów długoterminowych. Ciężko pracujesz 10h dziennie i spędzasz 2h na dojazdy, masz wysoką pensję, odpowiedzialne stanowisko. Niby super, ale kiedy spojrzysz na to z perspektywy okazuje się, że oddalasz się od rodziny, dawno przestałeś się rozwijać, a za parę lat wygryzą Cię młodsi koledzy. Może warto zmienić pracodawcę? Choć będziesz z początku zarabiał mniej, to jednak nowa praca umożliwi Ci dalszy rozwój i więcej czasu będziesz spędzać z bliskimi np. dzięki pracy zdalnej. Zastanów się nad tym.

W przemyśleniach na pewno pomoże Ci książka Davida Allena „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” . Twórca GTD przedstawia sześciopoziomowy model oceny swojej pracy i życia. To dobra lektura, jeśli chcesz lepiej zarządzać nie tylko zadaniami, lecz swoim życiem.

Spis treści


Za dużo tekstu, by przeczytać na raz? Ściągnij cały poradnik w PDF!
27 stron, które poprawią Twoją efektywność!