07-11-2011
Jedną z przyczyn wzrostu produktywności telepracowników w porównaniu z pracownikami typowymi jest mniej dystrakcji poza biurem. Przede wszystkim pracownika zdalnego omija szum informacyjny oraz jałowe rozmowy niby o pracy, które można byłaby załatwić w inny sposób, niż odrywając pracownika od danego zadania.
E-mail vs szybka rozmowa w cztery oczy
Tutaj warto nadmienić, że należy stawiać w firmie na efektywną komunikację asynchroniczną, czyli taką która nie wymaga natychmiastowej reakcji, ponieważ odbiorca i nadawca mają do czynienia z komunikatem w różnym czasie. Najlepszym przykładem komunikacji asynchronicznej jest korespondencja e-mail. Jeśli chodzi o przykłady z zakresu komunikacji synchronicznej to mamy ich więcej: rozmowa twarzą w twarz, telefon, czat itp. itd. Zagadywanie współpracownika za każdym razem, kiedy mamy do niego sprawę bywa egoistyczne. Może i szybciej czegoś się dowiemy, ale przez nas kolega lub koleżanka będzie musiał/a oderwać się od pracy, a następnie odtworzyć ciąg rozumowania, by wznowić wykonywania danej czynności. Czy nie możemy poczekać, aż współpracownik wykona swoje zadanie i wówczas będzie miał czas przyjrzeć się naszej prośbie? E-mail idealnie spełnia tą potrzebę – otrzymamy informację w danym czasie, a współpracownik nie zostanie rozproszony podczas wykonywania swojej pracy. Pomyśl o tym w drugą stronę – czy chcesz być zagadywany, kiedy przygotowujesz ważną informację? Czy nie irytuje Cię, że ktoś nie mógł poczekać na otrzymanie odpowiedzi tych kilka godzin, mimo że chodziło o sprawę błahą? Naturalnie istnieją sytuacji, kiedy e-mail jest za wolny i wówczas należy postawić na komunikację w cztery oczy – mowa tutaj o przypadkach, gdy:
- brak otrzymania informacji uniemożliwia Ci dalszą pracę,
- dane zadanie jest wrażliwe czasowe i im później otrzymasz informacje, tym Twoja praca będzie traciła na znaczeniu (np. masz prezentację za godzinę i potrzebujesz danych – uzyskanie danych za 2 godziny już Ci nie pomoże).
Niestety istnieje jeszcze pewna grupa pracowników starej daty, którzy nie lubią e-maili i każdy drobiazg muszą załatwić osobiście przez telefon. Na szczęście taka postawa odchodzi do lamusa.
Jason Fried o tym jak poprawić wydajność pracy
Jason Fried jest niekwestionowanym autorytetem z zakresu produktywności i założycielem firmy 37signals. Polecam jego fenomenalne wystąpienie na TED (globalnie organizowane konferencje, których motto przewodnie brzmi „ideas worth spreading”):
Na filmie Jason porusza problem tego, że ciągłe dystrakcje sprawiły, że pracownicy nie posiadają już „dnia” pracy, lecz serię „momentów pracy”. Podkreślił, że podczas kreatywnych zadań potrzeba dłuższego okresu bez żadnych zakłóceń. Jason porównuje pracę do snu. Dzień pracy przerywany błahostkami jest jak sen przerywany, co godzinę na pięć minut. Możesz przespać łącznie 9 godzin, ale czy się wyśpisz w takiej sytuacji? Podczas swojej dziesięcioletniego doświadczenia jako konsultant ds. produktywności, Jason wielokrotnie zadawał pytanie: „Gdzie pracujesz, kiedy NAPRAWDĘ chcesz coś zrobić?”. Podały różne odpowiedzi: kuchnia, dodatkowy pokój w domu, piwnica, taras, pociąg, ale niezależnie gdzie byle to było wcześnie rano (późno w nocy). Bardzo rzadko padała odpowiedź w biurze. Jason dostrzega, że menedżerowie boją się pozwolić na pracę z domu z powodu domowych dystrakcji, ale podkreśla, że jest podstawowa różnica między dystrakcjami w biurze i w domu. W biurze dystrakcji są niezależne od pracownika i przeszkadzają, a w domu są to dystrakcje, na które pracownik samodzielnie się decyduje, więc nie przerywają mu toku rozumowania, a są jedynie formą przerwy. Jason jest orędownikiem efektywnej pracy, a nie pracy zdalnej, dlatego na końcu zaproponował 3 rozwiązania, by poprawić wydajność w biurze:
- „Ciche dni” – skoro mamy luźne piątki (nie obowiązuje dress code), to czemu nie „ciche” czwartki, czyli kiedy pracownikom ZABRANIA SIĘ mówić do siebie.
- Zastępowanie rozmów twarzą w twarz, e-mailem i komunikatorami. Nie można się odciąć od tego, że ktoś kogoś zagada, ale poczty e-mail i komunikatora można nie sprawdzać tak długo, aż uznamy, że teraz mamy czas się tym zająć.
- Rezygnacja z zebrań. Najlepiej wszystkich.
Nietrudno zauważyć, że wszystkie rady Jasona są zaimplikowane w momencie, kiedy dana osoba pracuje z domu. Rady Jasona można podsumować do „mniej gadania, więcej robienia”.