Ulubione dni do telepracy a rozplanowanie powierzchni biurowej

36,8% Polaków przez część tygodnia chciałaby móc telepracować. Pracodawca, który decyduje się na wdrożenie pracy zdalnej musi ustalić taki system telepracy naprzemiennej, by liczba pracowników w biurze od poniedziałku do piątku była możliwie stała, bo w przeciwnym wypadku nie uda się osiągnąć korzyści związanych z oszczędnościami na najmie. Z drugiej strony system musi być na tyle prosty, by przełożony się każdego poranka nie zastanawiał, czy dany pracownik dziś wykonuje swoje obowiązki w biurze, czy poza nim.

Preferowane dni do telepracy przez pracownika

iPass regularnie bada pracowników mobilnych, a w maju 2011 opublikował kolejny „The iPass Global Mobile Workforce Report”. Raport został stworzony na podstawie odpowiedzi 3700 pracowników mobilnych z 1100 przedsiębiorstw w ankiecie on-line, która odbyła się w pierwszej połowie kwietnia 2011. Raport miał obejmować cały świat, ale widać wyraźną nadreprezentację Ameryki Północnej (50,4% respondentów). Pracownicy mobilni to nie to samo, co telepracownicy, ale wielu z nich teledojeżdża (86% w 2011, 88% w 2010), dlatego w kwestionariuszu zapytano również o preferowane dni do telepracy.

Komentarz metodologiczny: Powyższe wyniki odbiegają od tych, które znajdują się w raporcie, ponieważ prezentowano w nim wyniki dla całej populacji ankietowanych, również tych, którzy nie udzielili odpowiedzi, przez co wyniki w raporcie sumowały do 84,8%, dlatego odpowiedzi pomnożono przez 1000/848, by w powyższej tabelce sumowały się do 100%.

Wyniki nie zaskakują. Najbardziej popularne są dni graniczące z weekendem, w szczególności piątek. Telepracownicy w ten sposób mogą sobie efektywnie przedłużyć wolne na koniec tygodnia, ponieważ piątkową podróż powrotną z pracy można np. przeznaczyć na dojazd na działkę, a w poniedziałek mogą trochę dłużej pospać po niedzieli. Przy średniej 20% różnice nie są aż tak duże, by spodziewać się, że pracownik zgodzi się na telepracę tylko jeśli nowa forma pracy obejmie piątek.

Jak zorganizować system telepracy naprzemiennej

Jeśli w firmie chce teledojeżdżać 37% osób w wymiarze 2 dni w tygodniu, wówczas przy idealnej organizacji telepracy naprzemiennej to maksymalnie można zredukować powierzchnię biurową o 0,37 x 2/5 = 14,8% bez zmniejszenia przestrzeni pracy dla pracujących w biurze. Należy podkreślić, że jest maksymalna granica, ponieważ powierzchni wielu pomieszczeń (socjalne, toalety, kuchnia, korytarze, recepcja) nie można zredukować w wyniku mniejszego obłożenia biura. Z kolei jeśli system telepracy naprzemiennej będzie wyglądał tak, że telepracuje się np. tylko we wtorki i czwartki, wówczas nie są możliwe żadne oszczędności na najmie, bo w pozostałe 3 dni tygodnia obłożenie biura w porównaniu do stanu sprzed wdrożenia telepracy wynosiłoby 100%.

Oto proponowany sposób optymalizacji wykorzystania przestrzeni biurowej, by móc zmniejszyć wynajmowaną powierzchnię:

1. Podziel telepracowników na 5 możliwie równych grup.
2. Każdej grupie zostanie przypisany system dwóch dni z odstępem jednego lub dwóch dni (po to, by żadna grupa nie telepracowała akurat w piątek i poniedziałek, piątek i czwartek lub poniedziałek i wtorek). Przykładowe rozwiązanie:
   • Grupa 1: poniedziałek i środa,
   • Grupa 2: wtorek i czwartek,
   • Grupa 3: środa i piątek,
   • Grupa 4: czwartek i poniedziałek,
   • Grupa 5: piątek i wtorek.
3. Po danym okresie dokonuj rotacji i przesuwaj o jeden dni telepracy, np. co kwartał, dzięki czemu nikt będzie czuł się poszkodowany, że inni telepracują w bardziej pasujące dni. Innymi słowy po danym okresie, nawiązując do powyższego układu, zmiana powinna wyglądać następująco:
   • Grupa 5: poniedziałek i środa,
   • Grupa 1: wtorek i czwartek,
   • Grupa 2: środa i piątek,
   • Grupa 3: czwartek i poniedziałek,
   • Grupa 4: piątek i wtorek.

Takie rozwiązanie jest sprawiedliwe (dzięki rotacji), umożliwia realne zmniejszenie wynajmowanej powierzchni biurowej, a telepracownicy z danej grupy widują się z kolegami z innych grup co najmniej 2 dni w tygodniu.