27-10-2011
Oryginalny wywiad ukazał się na łamach Network News z października 2009. Kate Lister, współautorka m.in. Undress for Success. The Naked Truth About Making Money at Home, a także raportów o stanie telepracy w Kanadzie i Wielkiej Brytanii, została przepytana przez Judi Casey. Wywiad porusza ogólne aspekty telepracy i jego tłumaczenie na polski znajduje się poniżej:
Judi Casey: Jaki termin jest najlepszy do zdefiniowania telepracy – praca w domu, praca z domu, e-praca, teledojazdy, praca zdalna, praca wirtualna a może jeszcze coś innego, czego nie wspomniałam?
Kate Lister: Problem polega na tym, że terminy, choć często traktowane jako synonimy, mają różne znaczenie. Słowo “telepraca” samo się ciśnie na usta, więc nawet ja je używam, kiedy de facto mam na myśli “teledojazdy”, czyli wykorzystanie technologii, by zredukować podróż do pracy i z powrotem. Zatrudnieni, którzy pracują z domu, teledojeżdżają. Telepracą natomiast jest każde zastępowanie podróży technologią, dla przykładu telekonferencje, telemedycyna i teledojazdy.
Pewna liczba firm twierdzi, że większość ich personelu teledojeżdża, ale w wielu przypadkach, tak naprawdę ci pracownicy mobilni, którzy są cały czas w podróży. Może i nie przebywają w biurze, ale są albo w trasie albo u klienta.
Kiedy mówimy o korzyściach teledojazdów, ludzie którzy pracują w domu lub z domu najwięcej zyskują, jeśli chodzi o otoczenie, równowagę na linii praca-życie, czy oszczędności.
Jaka jest różnica między pracą w domu, a pracą z domu?
Najprostszym przykładem jest hydraulik. Może on pracować w domu – gdzie ma siedzibę firmy – ale musi wyjść z domu, by faktycznie wykonać usługę. Istnieje także różnica między samozatrudnionym, a pracownikiem. Biuro ds. Statystyk związanych z Pracą w Census [przyp.red. amerykański odpowiednik GUS] i także część innych organizacji wrzucają do jednego worka samozatrudnionych oraz pracowników, którzy pracują w domu, a następnie nazywają ich wszystkich telepracownikami. To oznacza, że nie można dostrzec, co robią organizacje, by zredukować emisję spalin, poprawić równowagę na linii praca-życie dla swoich pracowników oraz cieszyć innymi korzyściami, które zyskują zatrudnienie, którzy pracują w domu lub z domu.
Jak dużo ludzi teledojeżdża? Jak wiele małych biznesów operuje z domu?
Zależnie do tego, kogo się spytasz, populacja teledojeżdżających oscyluje między 2,5 mln (ankieta przeprowadzona przez American Community Survey i którą wyłączała samozatrudnionych) a 17 mln (WorldatWork, którzy za telepracowników uważają osoby, które pracują z domu tak mało jak jeden dzień w miesiącu). Dane dotyczące małych biznesów nie są lepsze. Liczba małych biznesów operujących z domu waha się od 3,1 mln (American Community Survey) a 15 mln (SBA).
Kiedy pisałam “Undress for Success”, poprosiłam Bruce’a Phillipsa z Krajowej Federacji Niezależnego Biznesu (National Federation of Independent Business) o pomoc w uporządkowaniu tych danych. Zachichotał i opisał zadanie uzyskanie dokładnych liczb osób pracujących w domu jako “statystyczny Wietnam” – informacje docierają, ale nie możesz z nich nic wydobyć.
Problem polega na tym, że kiedy różne organizacje próbują uchwycić telepracę i telepracownika, każda przedstawia własną definicję, która im najbardziej odpowiada. IRS [przyp.red. amerykański odpowiednik Urzędu Kontroli Skarbowej], Census, BLS, SBA i grupa prywatnych organizacji produkują statystyki, który teoretycznie mają oddawać faktyczną liczbę telepracujących, ale każdy z nich są stronnicze i mają pewne braki. Niektóre wliczają małe podmioty, a inne nie. Niektóre wliczają nieopłacanych wolontariuszy. Niektóre wliczają zarówno osoby zatrudnione na część etatu, jak i cały etat, a inne nie. Niektóry wliczają osoby, które pracują poza biurem jedynie dzień w miesiącu. Niektóre są wtórne i opierają się na wcześniej prowadzonych badaniach. Ale żadne nie rozdziela populacji osób pracujących z domu, a tych którzy pracują w domu.
W oparciu na wszystkim, co przeczytałam i przestudiowałam, najbardziej użyteczne dane dotyczące osób pracujących z domu pochodzą od Americam Community Survey. Ankieta jest prowadzona raz do rok przez Census. Zadają pytanie: “Jaki był Twój podstawowy środek transportu z domu do pracy”. Jedna z odpowiedzi brzmi “Pracuje w domu”. Tą odpowiedź należało zaznaczyć także w sytuacji, jeśli osoba nie pracuje jedynie w domu, ale w domu pracuje najczęściej.
Na podstawie danych ACS 2,5 mln pracowników i 3,1 mln samozatrudnionych pracowało w domu większość czasu pracy w 2008. Niestety dało się zauważyć wpływ recesji na liczbę telepracujących, ponieważ o pół miliona mniej osób pracowało z domu w porównaniu z 2007. O dziwo w administracji panstwowej w tym samym czasie wzrosła liczba telepracujących o 12%. Mało znany przepis prawa z 2000 mówi o tym, że każdemu pracownikowi federalnym należy umożliwić pracę z domu tak bardzo jak to tylko mozliwe. Chociaż jest to motywujący znak, to jedynie 7% zatrudnionych w administracji rządowej regularnie telepracuje. Mamy wciąż długą drogę przed sobą, jeśli chodzi o popularyzację telepracy. Ponad 50 milionów zatrudnionych w USA mogłoby telepracować – czyli 20 razy więcej niż obecna liczba telepracowników.
Jakie cechy i umiejętności są potrzebne do skutecznej telepracy?
Przede wszystkim telepracownicy muszą być w stanie pracować samodzielnie. Jeśli jesteś osobą, której zawsze trzeba wskazać, co ma robić, to nie będziesz dobrym telepracownikiem. Badania pokazują że 66-71% ludzi mówi, że by chciałoby pracować z domu, co najmniej przez część etatu.
Podczas gdy szefowie się boją, że telepracownicy spędzą swój czas pracy na bumelowaniu, w większość przypadków prawdziwa jest sytuacja przeciwna. Wyzwaniem staje się niepracowanie i umiętność “powrotu do życia”. Jeden telepracownik zdradził mi kiedyś, że po pracy wsiada do samochodu, robi rundkę po osiedlu, po czym wraca. W ten sposób komunikuje, że już skończył. Z drugiej strony na tym właśnie polega piękno telepracy – można pracować gdzie i kiedy się chce. To wszystko przekłada się na wyższą produktywność. Firmy, które posiadają rozszerzone programy telepracy takie jak BestBuy, British Telecom, Dow Chemical i wiele innych odkryły, że telepracownicy są o 35-40% efektywniejsi, niż pracownicy typowi w biurze.
Czy możesz zaprezentować, jak mogłoby pomóc USA, gdy więcej osób mogło telepracować? Czy można się czegoś nauczyć na przykładzie innych krajów?
Wyobraź sobie kandydata na prezydenta, którego mowa szłaby mniej więcej tak: “Głosujcie na mnie, a zamrożę globalne ocieplenie. Powiem krajom Bliskiego Wschodu, by szły sobie ubijać piasek, bo my nie będziemy potrzebować ich ropy. Odzyskam miejsca pracy, które straciliśmy przez off-shoring. Dostarczę więcej możliwości pracy. Poprawię Wasze kontakty z rodziną i dam wielu z Was od 2 do 3 dodatkowych tygodni wakacji. Zwiększę gotowość na katastrofy. Ograniczę korki uliczne i zredukuje natężenie na autostradach i mostach. Odnowię nasze miasta i zmniejsze przestępczość”. Prawdopodobnie brzmiałoby to za dobrze, by było prawdziwe, ale faktem jest, że regularne teledojazdy wśród tych, którzy mogą telepracować, pozwoliłoby nam to wszystko osiągnąć i więcej.
Mój partner i ja przejrzeliśmy ponad 250 badań o telepracy i powiązanych zagadnieniach. Przeprowadziliśmy dziesiątki wywiadów z telepracodawcami, telepracownikami, adwokatami i inwestorami zainteresowanymi zdalnym modelem zatrudnienia. Nasze badania były cytowane w Wall Street Journal, Harvard Business Review, Washington Post i wielu innych. Bazując na tym, czego się dowiedzieliśmy stworzyliśmy darmowy internetowy kalkulator oszczędności dzięki telepracy: http://undress4success.com/research/telework-savings-calculator/. Kalkulator był używany przez wielu decydentów z USA i Kanady. Korzystając z najnowszych danych American Community Survey, kalkulator obliczał ile każde miasto, hrabstwo, dystrykt i stan w USA może zyskać, dzięki telepracy. Kalkulator umożliwia firmom dostosowywanie założeń do ich potrzeb. Generalnie kalkulator pokazuje, że jeśli 40% amerykańskiej populacji o stanowiskach, które się do tego nadają, teledojeżdżało co drugi dzień:
- Kraj zaoszczędziłby 453 miliony baryłek ropy (57% importu z Zatoki Perskiej), co można przeliczyć na 31 miliarda USD rocznie.
- Zredukowanoby emisję 84 miliony ton spalin rocznie – równowartość zabrania z dróg 15 milionów samochodów.
- Potencjał energetyczny uzyskany dzięki oszczędności paliwa w sumie dwukrotnie przekraczałaby łączną produkcję energii ze wszystkich źródeł odnawialnych
- Produktywność pracujących wzrosłaby o 6,2 milionów roboczolat, co jest równowarte 200 miliardów USD każdego roku.
- Przedsiębiorstwa zaoszczędziłyby 194 miliardów USD na kosztach najmu, elektryczności, rzadszych nieobecnościach i mniejszej rotacji.
- Każdy telepracownik oszczędziłby między 2500 a 11000 USD rocznie na kosztach transportu i z nim powiązanych. Łącznie wyniosłoby to około 316 miliardów USD.
- Pracownicy odzyskaliby 2-3 tygodnie czasu każdego roku. Chodzi o czas, który wcześniej spędzaliby na dojazdach do pracy.
- Zaoszczędzonoby 3 miliardy USD na utrzymaniu autostrad, ponieważ 180 miliardów mil mniej byłoby na nich przejechanych.
- 150 tys. osób nie odniosłoby obrażeń w wyniku wypadków drogowych i zaoszczędzonoby 18 miliardów USD na kosztach związanych z nimi.
To wszystko sumuje się do ponad 700 miliardów USD rocznie w oszczędnościach. To dopiero pakiet stymulujący gospodarkę. Przed kryzysem, wszyscy bali się niedoborów na rynku pracy oraz odpływy wykwalifikowanej siły roboczej na emeryturę. Telepraca jest i była idealnym narzędziem na te problemy na wiele sposobów. Rozmawiałam z szefową HR w MySQL i powiedziała mi, że zatrudniają pracowników na wszystkich kontynentach oprócz Antarktydy i żaden z nich nie pracuje w tradycyjnym biurze. Przypisała ich sukces to umiejętności zatrudniania zdalnie – to daje im dostęp do najlepszych pracowników, niezależnie od ich miejsca zamieszkania.
Innym przykładem jak teledojazdy mogą przekształcić firmę jest VIPdesk, call center, które zatrudnia 500 pracowników, z których wszyscy pracują z domu. W swojej historii trzykrotnie przenosili swoją siedzibę, ponieważ w miarę jak się firma rozrastała, to okazało się, że brakuje pracowników na lokalnym rynku. Po trzeciej przeprowadzce zdecydowali się na lepsze rozwiązanie i postawili na teledojazdy. Obecnie ich wszyscy przedstawiciele pracują z domu. Rezultatem okazało się zatrudnienie pracowników o wyższych kwalifikacjach, znacznie mniejsze koszty, organicznie rotacji ze 100% do 10%, a także wyższa produktywność. Alpine Access, największa firma call center, która wyłącznie zatrudnia pracowników domowych (jest ich około 2000), przyznaje, że swój sukces zawdzięcza właśnie temu wirtualnemu modelowi.
Można mówić o znacznych korzyściach finansowych w przypadku programów pracy zdalnej. Chociaż żadna z firm, z którymi rozmawiałam i które wdrożały takie programy, nie traktowała korzyści finansowych jako ich główny bodziec, to wszystkie je odnotowały. Nasz kalkulator pokazuje, że typowa firma może zaoszczędzić około 20 000 USD rocznie na pracownika, który teledojeżdża co drugi dzień.
Telepraca prowadzi do nowych i lepszych możliwości zatrudnienia i jest szansą dla osób niepełnosprawnych. Przedstawiciel wyspy Księcia Edwarda w Kanadzie się ze mną skontaktował. Jako że społeczność żyje na wyspie, to jest wyizolowana, a dochód do zdobycia na wyspie jest ograniczonych. Oni traktują telepracę jako szansę na podwyższenie standardu życia mieszkańców. Społeczności wiejskie w USA wyraziły podobne nadzieje.
Jeśli chodzi o równowagę na linii praca-życie, teledojazdy na pół etatu skutkują dodatkowym czasem wolnym (łącznie 2-3 tygodnie rocznie).
Czy możemy się czegoś nauczyć od innych krajów?
Wiarygodne dane dot. telepracy na arenie międzynarodowej są ciężkie do zdobycia, a jeszcze ciężej jest je między sobą porównywać, ponieważ dotykają je te same problemy metodologiczne, co dane dla rynku amerykańskiego. Badanie z 2007 w Europie pokazuje, że Czechy, Austria, Słowacja i Wielka Brytania przewyższają USA, jeśli chodzi o odsetek osób pracujących z domu przez większość czasu. Inne kraje, m.in. Estonia, Dania i Litwa mają procentowo więcej niż my pracowników, którzy regularnie teledojeżdżają, Z kolei takie kraje jak np. Kanada, Izrael, Australia, Indie i Filipiny robią postępy, jeśli chodzi o teledojazdy.
Katalizatory popularyzacji pracy z domu różnią się w zależności od kraju. Generalnie, większe i zamożniejsze państwa są najbardziej zainteresowane korzyściami telepracy z zakresu “work-life balance”. Małe i uboższe krają chcą korzystać z teledojazdów, by odtworzyć na lepsze oferty pracy, z wyższymi zarobkami.
Doświadczenia z telepracy są znacząco takie same na całym świecie. Telepraca zwiększa produktywność, poczucie szczęścia pracowników i równowagę między pracą a życiem. Wyzwania dotyczą nieufności kierownictwa i zagadnieniom społecznym.
Jak organizacje mogą zachęcać i promować udane programy telepracy?
Największą barierą rozwoju przez 3 ostatnie dekady było przekonanie kierownictwa. Podczas gdy 90% menedżerów mówi, że ufa swoim pracownikom, 40% z nich dodaje, że chcą ich widywać w biurze tak dla pewności!
Kiedy o tym pomyślisz, w jakikolwiek dzień pracy, menedżerowie zazwyczaj nie widują wszystkich swoich podwładnych i , oczywiście, to że kogoś widzisz przy biurku wcale nie oznacza, że ta osoba pracuje! Pracownicy właściwie przyznają się do marnowania dwóch godzin dziennie, nie wliczając lunchów i przerw, na obijanie się. Tyle wartości z pracy w biurze.
Klucz do zarządzania telepracownikami, a właściwie wszystkimi pracownikami, jest zarządzanie przez rezultaty. Jeśli pracownicy realizują swoje zadania należycie, co cię obchodzi gdzie, kiedy i jak to robią? Eksperci ds. zarządzania mówią o tym od lat. Results Only Working Environment (ROWE) jest dobitnym dowodem. Jeśli oni są w stanie wprowadzić program “gdziekolwiek/kiedykolwiek” dla 90% personelu, to ty także możesz to wprowadzić w swojej firmie.
Droga do pracy z domu została już przebyta przez setki organizacji. 15 lat temu, firma chcąca rozpocząć program telepracy musiałaby się uczyć metodą prób i błędów. Teraz istnieje wiele rodzajów najlepszych praktyk, które są dostępne. Możesz ściągnąć z Internetu wszystko, czego potrzebujesz do sformalizowania programu.
Jaki jest najskuteczniejszy sposób, by zyskać poparcie kierownictwa?
Z pewnością kluczowe jest poparcie na wszystkich szczeblach organizacji. Często niepowodzenie wynika z tego, że szef jest entuzjastycznie nastawiony, ale menedżerowie średniego szczebla nie są przekonani lub na odwrót. Ostatnio rozmawiałam z menedżerem jednej organizacji odnośnie ich programu teledojazdów. Powiedział mi, że poprzedni szef uwielbiał tą koncepcję, ale obecny chce mieć zespół na widoku. W rezultacie wszyscy, którzy do tej pory teledojeżdżali dalej mogli to robić (choć nie było to aprobowane), ale nikt nowy nie może dołączyć do programu.
By program pracy zdalnej odniósł sukces musi stanowić część kultury organizacyjnej firmy. Zaczyna się od podejścia polegające na wzajemnym zaufaniu i szacunku między pracodawcą a pracownikami.
Kiedy firma próbuje telepracy i widzi wzrost produktywności, sprawa sama się załatwia.
Jak pracownicy mogą skutecznie przekonać przełożonych do telepracy?
To ważne, by mówić językiem korzyści dla firmy i należy unikać nastawienia typu “Ja chcę! Ja chcę! Ja chcę!”. Odrób zadanie domowe i przedstaw swoje propozycje w aspekcie benefitów dla przedsiębiorstwa. Pamiętaj by poruszyć ich wszystkie obawy i je rozwiać dobrymi argumentami. Dobre podsumowanie znajduje się tutaj: http://undress4success.com/individuals/sample-documents/.
Użyj dostępnych danych i badań naukowych, by potwierdzić twoje racje. Przedstaw harmonogram, sposób komunikacji, czy będziesz osiągalny, jak poradzisz z dystrakcjami w domu. Miej na uwadze takie zagadnienia jak zazdrość współpracowników i poczucie utraty kontroli przełożonych. Wprowadzać program pilotażowy, zaproponuj okres próbny i pokaż jak to wszystko działa.
Jaki rodzaj badań jest potrzebny, by przejść dalej z telepracą?
Potrzebujemy lepszych statystyk. Ostatnio robiłam prezentację dla lokalnej agencji rządowej. Oni skonstruowali 30-letni plan dotyczący transportu w regionie. Okazało się, że jest przepaść pomiędzy rosnącym zapotrzebowaniem na wykorzystywanie dróg, a istniejącą infrastrukturą. Teledojazdy były sugerowane jako sposób na wypełnienie tej przepaści, ale nadal nic nie zrobiono w tym zakresie. Dlaczego? Ponieważ nie mogą oszacować, na ile osób telepraca faktycznie wpłynie. Dlaczego nie? Ponieważ nie znają liczby osób, które już pracują z domu. Chcą dokładnych danych, kto już pracuje z domu w podziale na branże i typ stanowiska, i na tej podstawie estymować, co się stanie w przyszłości. Powiedzieli “jeśli mamy przeznaczyć miliony dolarów na rozwój telepracy, kosztem rozwoju infrastruktury, to musimy pokazać decydentom, jaki to będzie miało faktyczny wpływ”. Mogę zebrać dane dla pojedynczego regionu, ale dla całego kraju byłoby to trudne.
Problem polega na tym, że nie będziemy wiedzieli, czy program teledojazdów się sprawdza, jeśli nie będziemy znali punktu wyjścia. Potrzebujemy także ustandaryzowanej metody weryfikacji i mierzenia uczestnictwa w telepracy. Jeśli wprowadzone są kary dla firm za szkody wobec środowiska, to jak mamy zamiar mierzyć redukcję zanieczyszczenia firmy dzięki teledojazdom? Co byłoby najlepszym wskaźnikiem? Nasz kalkulator już wiele robi w tym zakresie, ale więcej badań jest potrzebne do weryfikacji statystyk i lepszego zrozumienia obecnej populacji pracujących z domu. Pracuję nad serią propozycji na finansowanie takich badań.
Co mogą zrobić politycy, by zachęcić do telepracy?
Uważam, że powinni to być politycy na poziomie federalnym. Obecnie wiele urzędów i agencji ma wiele do zyskania dzięki telepracy. Telepraca często była wspominana w rozporządzaniach poszczególnych urzędów i agencji, ale nie ma spójnej krajowej polityki w tym zakresie. Każda agencja patrzy na telepracę z innej perspektywy.
Prezydent Obama podczas jednego ze swoich pierwszych dni urzędowania opisał siebie jako osobę, która korzysta z teledojazdów i powiedział, że to bardzo miłe, jeśli chodzi o równowagę na linii praca-życie. Potrzebujemy wprowadzenia przepisów o telepracy, który by wzmogły lokalne i stanowe programy, takie jakie już są dostępne w stanie Virginia, Connecticut, Oregon, czy Georgia. Program w Virginii stanowi świetny model dla innych stanów. Do telepracy zachęca się przez bodźce finansowe w postaci 3500 USD na pracownika w firmach, które uruchomiły program teledojazdów.
Telepraca oferuje proste, niedrogie i atrakcyjne rozwiązanie dla takiego zakresu problemów, że to jest zbyt ważne, by to zignorować. Nadszedł czas, byśmy uczynili drogi bardziej przejezdne.