Narzędzia GTD

Pokaż spis treści

Znając już podstawy metodologii GTD, a także mając wiedzę nt. ustalania celów i priorytetów (zasada Pareto, prawo Parkinsona, cele SMART) możemy przejść do narzędzi, które będą współtworzyć Twój zaufany system. Poniższa lista narzędzi to jedynie zbiór sugestii! Tylko od Ciebie zależy, jak przygotujesz swój system i z czego będziesz korzystać. Na Twój kompleksowy system prawdopodobnie będzie składać system ogarniania dokumentów biurowych i notatek na papierze, system przechowywanie danych na komputerze, kalendarz (fizyczny lub internetowy) oraz przypomnienia / notatki w telefonie komórkowym.

Akcesoria biurowe

Notatnik / Zeszyt / Ryza papieru (może być z recyklingu) – zawsze warto mieć pod ręką coś, gdzie będziesz mógł coś zapisać i od razu o tym zapomnieć. Musisz jednak regularnie sprawdzać swoje zapiski, ale o tym pisałem w ramach GTD przeglądu. Ważny, by taki „notatnik” towarzyszył Ci gdziekolwiek będziesz.

Długopis / Ołówek / Cienkopis / Pióro – jak już mamy na czym, to jeszcze musimy mieć CZYM napisać notatki.

Teczki / Segregatory / Kartony – materiały referencyjne i skrzynki spraw przychodzących możesz zorganizować np. w szarych teczkach. Jeśli wykonujesz przelewy raz w tygodniu, to możesz mieć osobną teczkę na rachunki i faktury do opłacenia.

Kalendarz – jest kilka sposobów zapisywania zadań. Możesz to robić w tradycyjnym papierowym kalendarzu, na komórce, na komputerze (szczególnie w Macach) lub korzystając z aplikacji internetowych. Kategorycznie odradzam korzystania z kilku kalendarzy równolegle, bo wówczas możesz sam się wprowadzić w błąd.

Na każdym komputerze

Warto pomyśleć o określonej strukturze folderów. Pamiętaj o back-upie danych! Jeśli istnieje realne ryzyko, że utracisz swoje dane (m.in. materiały referencyjne i do projektów) to możesz nie ufać swojemu systemowi.

Na Windows

MyLifeOrganized – płatna aplikacja, która jest synchronizowana z BlackBerry, iPhonem, Outlookiem. Istnieje wersja darmowa, która jest znacznie ograniczona.

Na Macintoshu

Na Mac OS X powstało wiele aplikacji do GTD, oto niektóre z nich:

iGTD – darmowa aplikacja, której development zaprzestano w 2009.

OmniFocus – płatna aplikacja, której zaletą jest to, że istnieje również wersja na iPhone i iPad

EasyTask Manager – również płatna, ale tańsza od OmniFocus. Synchronizuje się z iPhonem, a na dodatek istnieje wersja dla Windows.

Aplikacje internetowe

Zaletą webaplikacji jest to, że masz do nich dostęp na każdym urządzeniu z dostępem do Internetu, które ma wystarczająco duży ekran, by przegląd zadań odbywał się komfortowo.

Google Calendar – kalendarz dostępny w Gmailu i Google Apps. Możesz w nim zapisywać zadania, spotkania, a także zapraszać do spotkań innych użytkowników Gmaila oraz Google Apps (szczególnie pomocne, bo jedna osoba tworzy spotkanie, które automatycznie pojawia się w naszym kalendarzu). Po odpowiedniej konfiguracji kalendarz wysyła nawet do Ciebie SMSy z przypomnieniem o danym spotkaniu. Dodatkowym atutem jest powiązanie ze skrzynką pocztową Gmail, dzięki czemu wiadomość e-mail możesz od razu wrzucić do zadań.

Nexty – darmowe narzędzie open source. Minusem/plusem jest fakt, że musisz je zainstalować samodzielnie na serwerze. Panel nie grzeszy urodą, więc nie polecam estetom.

TaskFreak – podobnie jak Nexty, to narzędzie także musisz zainstalować na serwerze.

Todoist – potężne narzędzie do GTD, które możesz zintegrować z Gmailem. Wersja podstawowa jest za darmo, ale istnieje także płatna wersja Premium.

Nozbe – kompleksowe narzędzie do GTD. Istnieje w wersji darmowej (ale przy sporych ograniczeniach) oraz płatnej (abonament miesięczny).

Na komórkę

Większość telefonów oferuje obecnie wbudowane kalendarze, gdzie oprócz spotkań, można zapisywać także listę zadań. Ich niewątpliwą zaletą jest opcja przypomnienia. Telefony komórkowe (czy PDA, czy iPhone) nosimy prawie cały czas ze sobą, więc kiedy usłyszymy sygnał dźwiękowy, to na pewno zwrócimy na to uwagę.

Czy jest tego więcej?

Aplikacji do zarządzania w GTD są setki, jeśli nie tysięcy. Na każdej platformie coś się znajdzie. Zapraszam do naprawdę długiej listy na http://mashable.com/2009/01/29/getting-things-done/ . Niestety część linków jest już nieaktualna.

Jaki system dla Ciebie?

Jak będzie wyglądał Twój unikalny system zależy tylko i wyłącznie od Ciebie. Kompleksowy system to nie pojedyncza aplikacja internetowa, czy dobrze poukładane materiały biurowe, lecz zbiór zachowań, wyuczonych nawyków, wspieranych przez różne narzędzia.

Spis treści


Za dużo tekstu, by przeczytać na raz? Ściągnij cały poradnik w PDF!
27 stron, które poprawią Twoją efektywność!